Con motivo del cambio de perspectiva al que nos estamos enfrentado, en un mundo globalizado, es necesario adaptar nuestra metodología de trabajo a un sistema digital. Asimismo, a la hora de realizar actividades en centro educativos como la impartición de clases online es importante establecer pautas o recomendaciones que nos faciliten el cumplimiento de los artículos 24 y 32 del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD).

Entre las medidas de seguridad que podrá adoptar el centro al convocar las reuniones es la verificación del listado de participantes a la formación. Por lo que, al inicio de la reunión, el organizador, o quien se acuerde con el centro educativo, se conectará a la actividad y procederá a la admisión de los asistentes de la sala de espera de la plataforma online y admitirá a aquellos previamente identificados en el listado del centro educativo.

Además, para evitar el reenvío de una convocatoria por los asistentes, la plataforma online podrá avisar al organizador de la reunión que el usuario ha reenviado la convocatoria, así como configurar la convocatoria para que no se pueda conectar a la misma usuarios “anónimos”.

En cuanto al cumplimiento de las obligaciones del deber de informar, se podrá articular una cláusula informativa en el correo electrónico de la convocatoria e incluir pautas o recomendaciones para los asistentes en relación con el desarrollo de las actividades formativas. Es importante resaltar que el centro educativo deberá informar de la actividad educativa y obtener la autorización de los alumnos y/o padres, madres y tutores para el uso de la imagen y voz de los asistentes a las clases. (arts. 13 y 14 RGPD y art. 11 Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales LOPDGDD) y Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen.

Entre las pautas y recomendaciones a incluir en la convocatoria de la sesión para impartir actividades formativas se encuentran:

• Prohibición de captar imágenes de terceros, ya sea del profesorado, ya sea de otros compañeros o compañeras durante la clase sin la correspondiente finalidad y autorización.
• No compartir dichas imágenes o videos con terceros.
• No copiar y compartir el contenido de la formación.
• Se prohíbe la redirección del enlace por correo electrónico entre padres/madres y alumnos a terceros no destinatarios de la formación educativa.
• Exención de responsabilidad de los centros educativos en caso de no seguirse las recomendaciones indicadas por padres/madres/alumnos.
• Los usuarios deben tener especial cuidado al publicar imágenes y vídeos mediante apps y herramientas en nube para no poner en riesgo la intimidad de otras personas.
• Se recomienda leer la información sobre el servicio (política de privacidad y condiciones de uso) antes de empezar a utilizar la plataforma educativa.
• Al facilitar datos en cualquier ámbito (en cualquier tipo de aplicación, en el registro de usuarios, en los contenidos) evitar incorporar datos del domicilio de los menores y otros datos personales que puedan poner en peligro su seguridad.
• Se debe evitar exponer la pantalla a la mirada de terceros. Si se trabaja habitualmente desde lugares públicos, es recomendable utilizar un filtro de privacidad para la pantalla.
• Orientación apropiada de la cámara para evitar, principalmente, que puedan aparecer personas que conviven con el usuario, y recomendar su no acceso al entorno durante la realización de la actividad.
• Deberá limitarse el acceso a la formación, pudiendo acceder solo el personal del centro educativo y limitando el acceso a los alumnos que sean destinarios de la formación.
• No está permitido ni acceder ni intentar acceder a la cuenta de ningún otro usuario, ni suplantar su propia identidad o intentar hacerlo mientras usted se encuentre utilizando estos espacios o plataformas.

Por último, en el supuesto que el centro escolar realice videograbación de la actividad educativa, tendrá en cuenta la proporcionalidad y la finalidad en el tratamiento, ya sea para identificar del alumno al inicio de la actividad educativa, ya sea para su uso posterior en la plataforma virtual del centro o para el uso de la evaluación por los profesores. El centro tendrá en cuenta seguir las Orientaciones de la AEPD sobre publicación de los documentos de identificación personal (disposición adicional 7ª LOPDGDD) en caso de publicación de los datos identificativos. Además, será importante determinar por el centro el plazo de conservación de las imágenes atendiendo al principio de minimización y proporcionalidad en protección de datos (art. 5 RGPD).

Después de la realización de la actividad educativa a través de la plataforma, el centro escolar tendrá en cuenta la eliminación de la convocatoria para que los usuarios no puedan acceder posteriormente a la sesión terminada. Por lo que el organizador de la formación cerrará la sesión de la plataforma educativa elegida.

En conclusión, con todas estas recomendaciones los centros educativos podrán realizar actividades formativas online garantizando en mayor medida el cumplimiento en la seguridad de la información y la protección de datos.

José A. Rueda

Equipo Govertis