Una problemática recurrente en el ámbito universitario es la relativa publicación de las notas de los alumnos. Tradicionalmente, las calificaciones se “colgaban” en el tablón de anuncios de la Universidad, y todo aquel que pasara por allí, ya fuera alumno, progenitor “curioso” o ciudadano anónimo, tenía acceso a las mismas.

Traducido a la normativa de protección de datos, esta publicación supone una comunicación de datos de carácter personal, que debe basarse en una causa de licitud, esto es, uno de los motivos que contempla la Ley para que dicho tratamiento de datos sea válido.

Calificaciones universitarias con la antigua LOPD

Con la antigua LOPD (Ley Orgánica 15/99, de Protección de Datos), la regla general de licitud era el consentimiento del afectado, salvo excepciones, como que una norma con rango de ley contemplara ese tratamiento concreto. Antes de la entrada en vigor de la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril de Universidades, esa publicación de notas en los tablones era ilegal, salvo que se hubiera recabado previamente el consentimiento de los estudiantes.

La DA 2ª  de la citada Ley Orgánica 4/2007 sí contempló la excepción, y amparó la publicación de las calificaciones de los alumnos sin consentimiento del interesado.

Calificaciones universitarias con el nuevo RGPD

Esta situación no ha cambiado con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la nueva Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantías de Derechos Digitales (LOPD-GDD), que incluye entre sus bases de legitimación para tratar los datos el interés público basado en una norma con rango de ley, como es este caso.

Pero no basta, de acuerdo con el RGPD y la LOPD-GDD, que la publicación sea lícita (PRINCIPIO DE LICITUD DEL TRATAMIENTO), sino que también debe cumplir con el resto de principios generales de la norma, como el de TRANSPARENCIA, MINIMIZACIÓN DE DATOS o LIMITACIÓN DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN, entre otros. Esto implica que la publicación debe hacerse de modo que suponga la menor injerencia en los derechos y libertades de los interesados, lo que excluye la posibilidad de un conocimiento generalizado de las calificaciones, como en el caso de que se publicara, por ejemplo, en Internet. Por todo esto se recomienda:

• Publicación calificaciones en Intranet o aula virtual en la que estuviera limitado el acceso a los profesores y compañeros del grupo, habiendo informado previamente a los alumnos en la matriculación.
• Si de esta forma no fue posible, publicación en tablones de anuncios del centro, siempre que no se encuentren en las zonas comunes de los centros, se garantice que el acceso a los mismos queda restringido a dichas personas y se adopten las medidas necesarias para evitar su público conocimiento por quienes carecen de interés en el mismo.
• En cuanto a los datos a publicar:

• • Nombre y apellidos del alumno y la calificación obtenida.
  • Si hubiera alumnos con mismo nombre y apellidos, incluir cuatro cifras aleatorias de su DNI o documento equivalente, recomendándose seguir los criterios del documento de la AEPD “Orientación para la aplicación provisional de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD”.
• Plazo de conservación de la publicación: calificaciones provisionales mientras transcurre el plazo para presentar reclamaciones, y las calificaciones definitivas durante el tiempo imprescindible que garantice su conocimiento por todos los interesados. 

Documentación relacionada:

Informe AEPD 2019-0030

https://www.aepd.es/es/documento/2019-0030.pdf

Orientación para la aplicación provisional de la DA 7ª de la LOPDGDD

https://www.aepd.es/media/docs/orientaciones-da7.pdf

El Equipo Govertis