El Delegado de Protección de Datos como negociador

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El Delegado de Protección de Datos como negociador

26 mayo, 2020 | DPD DPO

Con la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDPGDD) se perfilaron algunas de las funciones del Delegado de Protección de Datos (DPD).

En concreto, el artículo 37 de la LOPDGDD regula la intervención del DPD en caso de reclamación ante las autoridades de protección de datos, estableciendo dos opciones diferentes. La primera de estas vías indica que, en los supuestos en que se haya designado un DPD, el afectado puede, antes de presentar su reclamación ante la autoridad de control, dirigirse al Delegado.

La segunda opción de intervención del DPD surge cuando el afectado presenta una reclamación ante la autoridad de control. En este caso, se prevé que la AEPD o la autoridad autonómica competente remitan esta reclamación al DPD de la entidad dándole un plazo de respuesta de un mes.

La AEPD destacó en la presentación de su Memoria de 2018 que: «En lo referente a las reclamaciones resueltas con respuesta satisfactoria tras haberlas remitido al responsable o al delegado de protección de datos (DPD), se han producido 863 durante 2018 y 2.079 hasta el 15 de mayo de 2019», aunque igualmente esta entidad aclaró que: «el traslado de la reclamación al responsable/DPD no implica necesariamente que no se vayan a realizar actuaciones inspectoras a posteriori, ya que la Agencia tiene potestad para investigar los mecanismos establecidos por la empresa. De hecho, un 13% de esas 863 reclamaciones (110) están en proceso de investigación». En la Memoria de 2019 se señaló que «los traslados al responsable para que analice la reclamación y dé respuesta al ciudadano crecieron un 147%, pasando de 2.300 en 2018 a 5.691 en 2019». Parece que esta vía ha llegado para quedarse.

Como señala la LOPDGDD en su Preámbulo, el DPD «permite configurar un medio para la resolución amistosa de reclamaciones, pues el interesado podrá reproducir ante él la reclamación que no sea atendida por el responsable o encargado del tratamiento», cabe plantearnos por tanto que, además de las características que el Esquema de Certificación exige a los DPD, las soft skills que debe tener este rol, centrándonos en este caso en sus habilidades como negociador.

La negociación es un medio de resolución de conflictos autocompositivo, pero a diferencia de otros medios autocompositivos como la mediación, en que dos o más partes intentan voluntariamente alcanzar ellas mismas un acuerdo con la intervención de un mediador, en este caso las partes tienen autonomía para resolver por sí mismas el conflicto. Por otra parte, cabe diferenciar estos medios de los heterocompositivos, en los que la resolución resulta impuesta por un tercero, por ejemplo un árbitro o un juez.

En el ámbito de la protección de datos es el DPD quien se relaciona en nombre de la organización a la que representa con el afectado y quien, de forma amistosa, debe intentar llegar a una solución con este. «El proceso de negociación puede estructurarse de forma muy diferente, dependiendo principalmente de los negociadores y su cultura negocial» (Soleto, 2011). De este modo, el DPD deberá, en primer lugar, conocer su estilo negociador; desarrollar y trabajar sus habilidades negociadoras y, finalmente, elegir el tipo de negociación que quiere afrontar en su relación con los interesados.

El estilo negociador del DPD va a influir, sin duda alguna, en la negociación. Por este motivo, el DPD deberá conocer su estilo negociador en el ámbito de sus funciones y, en este caso, a la hora de negociar con un afectado. Es importante que tengamos en cuenta que cada persona se comporta en la negociación influido por el contexto; es decir, no negociaremos igual a la hora de adquirir un vehículo, al tratar un asunto laboral con nuestro jefe, o ante una decisión personal con nuestra pareja o progenitores. El Test Thomas-Killman es uno de los más famosos a la hora de analizar cuál es nuestro estilo de confrontación de conflictos, arrojando como resultado el predominio de, al menos, uno de estos cinco estilos: competidor, colaborador, comprometido, evitativo y acomodaticio.

Por otro lado, también será de enorme utilidad conocer el estilo negociador del afectado que nos contacta, así como identificar correctamente sus intereses. Será muy útil analizar la reclamación que haga llegar al DPD, los términos en que lo hace, así como la petición que nos hace llegar.

Además, el DPD, a la hora de representar a su organización en la negociación, deberá tener claras las líneas rojas que no podrá cruzar a la hora de ofrecer soluciones al afectado cuando entabla esta posible negociación (su Zona de Posible Acuerdo). Este aspecto es especialmente importante cuando se reclama una indemnización de carácter económico a cambio, por ejemplo, de no acudir a la autoridad de control o de no reclamar una indemnización de daños y perjuicios conforme al artículo 82 RGPD. En este último aspecto, incluso nos podríamos estar acercando a ser víctimas de un delito de extorsión, como ya analizamos en esta entrada del blog.

En cualquier caso, debemos identificar nuestros objetivos en la negociación, que pueden ser, por ejemplo, que el afectado quede satisfecho con la respuesta o, incluso, poder demostrar a la autoridad de control la voluntad de la organización al atender al interesado, independientemente de que este quede o no conforme con la respuesta que le es dada.

En cuanto al estilo de negociación que el DPD quiere afrontar en su relación con los interesados, en términos generales, existen dos tipos de negociación: la distributiva y la colaborativa. La negociación distributiva es el método tradicional de negociación; se relaciona con el estilo competidor de negociación y se basa en ganar intentando conseguir más que los demás; por su parte, el estilo colaborativo, basado en el Método Harvard, se vincula a un estilo negociador colaborador, en el que se tratará de ganar y que los demás también ganen. Este último modelo adquiere especial interés cuando se trata de negociar con una persona con quien queremos mantener una relación a largo plazo, como un empleado o un cliente, buscando de este modo ‘agrandar la tarta’ y/o buscar beneficios comunes.

Independientemente de uno u otro estilo de negociación, para afrontar con éxito cualquier negociación será necesario que entre las soft skills del DPD se encuentren la empatía para identificar los intereses del afectado y de la propia organización a la que representa, las habilidades comunicativas para expresarse con claridad durante la negociación, independientemente de si esta es oral o escrita, deberá saber controlar sus reacciones en la negociación y mantenerse proactivo a lo largo de esta.

Finalmente, nos queda únicamente plantearnos si estas habilidades negociadoras podrían ser también interesantes en las relaciones del DPD con sus grupos de interés internos o, incluso, con corresponsables y encargados del tratamiento.

BIBLIOGRAFÍA

Soleto, H. (2009) Conocer Y Dominar Los Estilos De Negociación. Revista Iuris, (nº 137), p.28-31. Recuperado de http://hdl.handle.net/10016/10298

Soleto, H. (2010). Negociar Lo Que Vas a Negociar: El Proceso De Negociación. Revista Iuris: actualidad y práctica del derecho, (nº154), p. 33-35. Recuperado de http://hdl.handle.net/10016/10692

 

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