Camino al «GDPR Readiness»: los cinco factores que impactan significativamente a las empresas

Desafíos para cumplir  con los requisitos de cumplimiento

Las labores para cumplir con ciertas normativas son, sin duda, tediosas y desalentadoras para algunas empresas. De hecho, el cumplimiento se ve como un objetivo en constante movimiento que puede volverse abrumador si las empresas lo permiten. A pesar de la necesidad de negocio y normativa, las empresas pueden verse inclinadas a evitar proyectos de cumplimiento, dada la compleja combinación de actividades, requisitos cambiantes y expectativas diversas. Por lo tanto, no es sorprendente que una parte importante de las organizaciones todavía estén luchando para cumplir con los requisitos de cumplimiento del RGPD y la reciente LOPD y GDD.

En este sentido, de acuerdo con el resultado de una encuesta realizada por  ISACA en 2018 a 600 profesionales legales, de tecnología de la información y privacidad en los Estados Unidos, el Reino Unido y algunos otros países de la UE, solo el 20 por ciento de estas organizaciones se consideraban compatibles con el RGPD. Aunque se espera que esta cifra mejore en 2019, la encuesta subraya la complejidad para comprender los requisitos de la nueva normativa y también para cumplirlos posteriormente.

Hay varios factores que pueden afectar al camino para cumplir con los requisitos del RGPD, y en particular los más significativos son:

La complejidad de la legislación: Comprender los requisitos y su impacto en el negocio requiere una combinación de competencias tecnológicas, de privacidad y legales que no siempre están disponibles dentro de la organización.  Es por ello que se requiere en muchos casos asesoramiento experto en la materia para encajar los requisitos de la normativa en la propia organización y entender el alcance pero principalmente se requiere un cambio de mentalidad que suponga tener conciencia de la importancia de la materia, así como de las consecuencias que pueden derivarse ante un incumplimiento en materia de protección de datos.

Escasez de recursos: las organizaciones tienen que invertir una gran cantidad de tiempo y de recursos humanos, técnicos, financieros y de infraestructura para implementar, ejecutar y mantener el cumplimiento en materia de protección de datos. Hace poco se publicaba el dato que las compañías de “Fortune Global 500” gastarán aproximadamente 7.8 mil millones de dólares (entre todas ellas) para cumplir con la nueva normativa RGPD. Si bien esta cifra para las organizaciones más pequeñas es menor, el coste para movilizar sus recursos y administrar las actividades para el cumplimiento (como ejemplo la revisión de contratos de terceros, el desarrollo de nuevos formularios de consentimiento, o la adquisición de nuevas herramientas de software), sigue siendo significativo.

Baja madurez previa en materia de privacidad: Antes del RGPD, la gran mayoría de entidades carecían de ciertas medidas que estuviesen ya implantadas en sus operaciones, procesos, políticas o procedimientos, y que ahora son requisitos obligatorios. De hecho, se vio que la mayoría de los proyectos de adecuación de muchas organizaciones aún estaban desarrollando sus avisos y políticas de privacidad, formularios de consentimiento y otros documentos requeridos días antes de la fecha límite del 25 de mayo de 2018. Y como resultado de dejar las cosas para ultima hora, tenemos el bajo nivel de adecuación en las medidas implantadas.

Concienciación y comprensión. Las organizaciones pueden haber leído y/o escuchado mucho sobre el RGPD, pero a menudo carecen de conocimientos clave y de un entendimiento al detalle de los requisitos necesarios para lograr su total adecuación. En esta tarea, las compañías deben desarrollar las responsabilidades de concienciación y capacitación de aquellos de los que depende el éxito de su cumplimiento.

Adjudicación de la responsabilidad. La adecuación al RGPD no sólo compete al departamento de IT y no solo consiste en una única o varias soluciones informáticas mágicas sino a la implantación de una serie de medidas técnicas, legales y organizativas que hacen necesario el uso de una metodología que no pierda de vista toda la complejidad del proyecto.

En definitiva, podemos decir que el RGPD  está transformando la forma en que operan las organizaciones y la forma en que se realizan las transacciones comerciales.

La legislación impacta el ecosistema organizacional al completo. A pesar del desafío, las organizaciones deben adoptar un programa de cumplimiento sólido que tenga en cuenta las personas, los procesos, los procedimientos, las políticas, los sistemas y los servicios que interactúan o se relacionan con el procesamiento de datos personales. Para la adecuación es necesario un programa de cumplimiento marcando los hitos de la ruta para alcanzar los objetivos requeridos de evaluar la preparación del RGPD e implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar el cumplimiento. Y de esta manera superar los obstáculos de cumplimiento y adecuarse a los requisitos de la normativa, con la plena comprensión de que es un viaje continuo y no un destino. Además, durante este proceso, las organizaciones experimentan una serie de beneficios al adoptar un programa de cumplimiento sólido, como mejorar la confianza del cliente, tener mayores oportunidades comerciales y una postura de privacidad saludable.

Equipo Govertis.